Ben jij die gedreven en professionele secretaresse die wij zoeken?
Als secretaresse (28-32 uur) ondersteun je onze bestuursassistente Mieke en bestuurder René. Je verzorgt op een proactieve en zorgvuldige manier het agendabeheer. En geloof ons, dit is complex en uitdagend. De agenda zit altijd vol, maar toch weet jij ruimte te creëren. Dit komt door jouw organisatietalent maar ook door vindingrijk te zijn. De afspraken zijn geregeld met meerdere externe partijen. En is de afspraak op ons kantoor? Dan zorg jij voor een vergaderruimte die er goed verzorgd uitziet en voorzien is van de benodigde faciliteiten. Met grote regelmaat notuleer je ook vergaderingen en bereid je deze voor.
Wanneer het nodig is ben jij bereid andere werkzaamheden op te pakken als jouw secretariële collega’s jouw hulp goed kunnen gebruiken. En bij afwezigheid van Mieke weet je haar werkzaamheden zo goed mogelijk over te nemen.
Naast verantwoordelijkheid voor je eigen functie ben je ook betrokken bij de gehele organisatie. Je bent zichtbaar voor iedereen en denkt graag mee over organisatiebrede onderwerpen die aan de orde zijn en waar jij talent voor hebt. Je komt namelijk terecht in een organisatie die een tikkeltje bijzonder is. We werken samensturend en vanuit de bedoeling, zonder managers. We geloven in eigenaarschap en het nemen van verantwoordelijkheid. We hebben een positieve mindset en helpen elkaar.
Een échte Tiwosser... werkt nauw samen met bewoners, collega’s en netwerkpartners. Voelt mensen en situaties goed aan en heeft aandacht voor de ander. Houdt zich aan afspraken, is transparant en neemt verantwoordelijkheid.
Je bent... leergierig, energiek, flexibel, dienstverlenend, inventief, gedreven, tactvol en positief ingesteld. Daarnaast werk je accuraat, zelfstandig en kwaliteitsgericht.
Hoe zit jouw dag eruit?
Je begint je werkdag met het doornemen van binnengekomen mails in je eigen mailbox en in die van René. Daarna start je met het plannen van enkele nieuwe afspraken voor onze bestuurder. In de loop van de ochtend krijg je het verzoek om een spoedafspraak te plannen met meerdere bestuurders. Je besluit een digitaal overleg op te zetten met meerdere secretaresses om zo samen snel te kunnen schakelen. Door jouw proactieve houding is de afspraak al voor de volgende dag geregeld. Ook heb je geregeld dat deze afspraak bij Tiwos is, dus je stuurt iedereen een uitnodiging met parkeerinstructies. Je informeert direct onze facilitaire collega’s zodat zij voor de benodigde faciliteiten en iets lekkers kunnen zorgen.
Na deze drukke ochtend ga je een rondje lopen met je collega’s in het centrum van Tilburg. Even een frisse neus halen. Of je schuift nog aan in het lunchwerkcafé voor een broodje en kop warme soep.
Na de lunch werk je de notulen uit van een overleg. Je bent op de hoogte van de thema’s die er spelen dus kunt een goed inhoudelijk verslag maken met scherp geformuleerde actiepunten.
Nadat deze notulen uitgewerkt zijn wachten er alweer meerdere vergaderverzoeken voor René op je. Jij beoordeelt of dit kan. Zo niet, dan kom je direct met een goed tegenvoorstel. Je collega’s waarderen dat je zo meedenkt!
Je kunt goed plannen en organiseren, onder tijdsdruk werken, makkelijk schakelen en je wordt enthousiast van de diversiteit aan dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast controleer je zelf de inhoud en voortgang van je eigen werkzaamheden.
Je hebt:
Wij bieden
Enthousiast?
We zien graag jouw sollicitatie tegemoet vóór maandag 20 maart 2023.
Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Mieke Kampen of Lisette Bourgonje (HR adviseur) via 013-5490890
Lisette Bourgonje |
lisettebourgonje@tiwos.nl |
www.tiwos.nl | Deel deze vacature via: |
|